Co zrobić z przeterminowaną fakturą?

Masz fakturę po terminie. Cisza, kontrahent się nie odzywa i nie płaci. Co dalej? Poniżej przedstawiamy prosty plan na 14 dni, który możesz wdrożyć sam — a jeśli wolisz, zrobi to za Ciebie e-windykacja Odzyskaj Dług Online.

14-dniowy plan działania

Dzień 1 — szybkie „ping"

Wyślij krótkiego maila/SMS:

„Dzień dobry/Hej, na fakturze nr X z dnia Y widnieje zaległość Z zł. Potwierdźcie proszę termin płatności do [data]"

Dołącz numer rachunku i PDF faktury.

Jaki jest cel takiego działania? Wykluczyć proste powody opóźnienia (błędny mail, literówka w koncie, „przeoczenie" faktury przez kontrahenta).

Dzień 3 — przypomnienie z konkretami

Mail + SMS. Dorzuć informację o odsetkach i ryczałcie 40/70/100 EUR (B2B) razem z informacją o konieczności podjęcia bardziej zdecydowanych działań w razie braku odpowiedzi. Możesz wskazać, że jeśli zapłata nastąpi w ciągu 3 dni, obędzie się bez odsetek i ryczałtu 40/70/100 EUR.

Dzień 7 — oficjalne wezwanie do zapłaty

PDF z nagłówkiem „Wezwanie do zapłaty", termin 3–5 dni, jasne konsekwencje: odsetki, ryczałt oraz przekazanie danych do BIG (np. BIG InfoMonitor). Wyślij mailem i listem poleconym (lub na skrzynkę do e-doręczeń, jeśli Twój kontrahent ją posiada).

Dzień 10 — telefon

Możesz zadać pytanie wprost: „Ile i kiedy realnie jesteście w stanie zapłacić?" Zbierz deklarację na piśmie/mailu — najlepiej od osoby uprawnionej do reprezentacji firmy Twojego kontrahenta.

Dzień 14 — decyzja „presja czy pauza"

Jeśli nadal cisza, możesz ujawnić wpis na giełdzie długów, co spowoduje, że informacja o długu Twojego kontrahenta będzie wyświetlać się w wynikach wyszukiwania w internecie.

Po upływie 30 dni od „papierowego" wezwania, możesz wpisać kontrahenta do BIG. Jeśli nie chcesz samodzielnie zawierać umowy z BIG i płacić tam abonamentu, możemy zrobić wpis za Ciebie.

Uwaga o przedawnieniu: po jego upływie nie idziesz do sądu (dłużnik wygra zarzutem przedawnienia), ale działania przedssądowe i wpis BIG wciąż są legalne i często skuteczne. Więcej w artykule o przedawnionej fakturze.

Kiedy która ścieżka ma sens?

Kwota mała / prosty błąd → ping + przypomnienie + szybki telefon.
Kwota średnia lub duża → wezwanie + twardy termin + wariant ratalny.
Dłużnik milczy / spełniasz warunki → wpis BIG.

Uwaga! Jeśli dłużnik kwestionuje istnienie lub wysokość swojego długu (spór merytoryczny) — najpierw dąż do wyjaśnienia sprawy i poznania stanowiska Twojego kontrahenta — ustalenia, dlaczego nie chce zapłacić.

Wpis do BIG przy długu spornym jest możliwy, musi tylko zawierać informację o tym, że dłużnik kwestionuje dług.

Mity vs. fakty

„Po przedawnieniu dług znika" → Mit. Dług istnieje (zobowiązanie naturalne), ale nie wyegzekwujesz go sądowo.
„Nie wolno przypominać po przedawnieniu" → Mit. Wolno, byle fair, z poszanowaniem dobrych obyczajów oraz zasad współżycia społecznego i bez wprowadzania w błąd.